Guide des évolutions ergonomiques de la plateforme à destination des organisateurs - avril 2025 (version 8)

De nombreuses évolutions sur l'interface de vos dossiers sont associées à cette nouvelle version de la plateforme, elles ont pour vocation de vous faciliter l'utilisation de la plateforme sur le long terme.

Conscients de la déstabilisation que peut engendrer ce type de changement, ce guide récapitule les grandes modifications et vous aide à prendre de nouveaux points de repère.

1° Différences ergonomiques entre la V.7 et la V.8 

2° Navigation au sein d'un dossier

🛑 Version 7 :  Menu avec une succession d'onglet sur la partie haute de votre écran :

🙁 Inconvénients : Les onglets les plus à droite pouvaient ne pas être visibles sur les écrans de faible résolution.

🟢 Version 8 : Menu latéral permettant une meilleure visibilité, sur la gauche de votre écran, dans une barre verticale :

Retrouvez facilement les informations avec le nouveau menu

Les noms de certains onglets ont évolué pour être plus clairs pour tous les types de dossier, mieux prendre en compte les évolutions "géographiques" apparues fin 2024, et mieux refléter le rôle de leur contenu. De plus une ré-organisation du menu avec la catégorie "Dossier organisateur" permet une lecture plus fluide. 

Liste des onglets :

◾Messagerie interne du dossier : 

🔴 Version 7 : Onglet "Messagerie"

🟢 Version 8 : Onglet "Message & suivi"

💡 Pas de changement visuel au sein de cet onglet, seul son nom change.

◾Rendu des documents officiels : 

🔴 Version 7 : Onglet inexistant auparavant.

🟢 Version 8 : Onglet "Documents officiels"

💡  L'onglet a été rendu disponible pars soucis de cohérence suite à la possibilité au organisateurs de pré-instruire leurs dossiers (avis fédérations, avis mairies...).

◾Représentation visuelle des parcours : 

🔴 Version 7 : Onglet "Cartographie"

🟢 Version 8 : Onglet "Parcours" 

💡 Le nom de cet onglet change ainsi que le système d'alerte concernant les parcours. Les alertes guident l'utilisateur sur la manière de les résoudre au plus près de l'action à réaliser.
Par exemple, dans le cas d'un dossier incomplet, l'onglet "Parcours" disposera de l'alerte "Des POIS sont manquants"  :

NB : L'alerte concernant les "Conflits potentiels de parcours" sera toujours présentes au haut de votre écran, sous le bandeau de résumé du dossier.

◾Représentation textuelle des parcours : 

🔴 Version 7 : Onglet inexistant auparavant (il n'a été introduit qu'en décembre 2024), ce récapitulatif était présent dans le paragraphe "Géographie" de l'onglet "Détail du dossier"

🟢 Version 8 : Onglet "Géographie" 

💡 Cet onglet a été créé afin de mettre en avant les données géographiques. Les données qui y figurent sont analysées automatiquement par la plateforme à partir des informations renseignées par l'organisateur dans l'onglet "Parcours". 
L'organisateur ne peut éditer le contenu de cet onglet. Les modifications doivent être faites dans l'onglet "Parcours" puis la plateforme mettra à jour les informations de cet onglet "Géographie".

Cet onglet se décompose en plusieurs sous-parties :

🟣1 : Dans la sous-partie "Synthèse", vous retrouverez les informations géographiques de l'ensemble du dossier en prenant en compte tous les parcours.

🟣2 : La sous-partie "Communes concernées" liste les communes et le(s) département(s) concerné(s)

🟣3 : Chaque parcours renseigné dans l'onglet "Parcours" est détaillé dans une sous-partie qui lui est propre. (1 parcours dans l'onglet "Parcours" = 1 sous-partie dans l'onglet "Géographie")

Vous pouvez rencontrer des icônes à côté des titres de vos différents parcours :

- l'icône  "drapeau" signifie que ce parcours comprend un point de départ du dossier (cette information est disponible au survol de cette icône avec votre souris)

- l'icône  "feuille" signifie que votre parcours traverse des zones protégées  (cette information est disponible au survol de cette icône avec votre souris)

🟣4 : Il est possible de lancer une analyse approfondie par la plateforme de votre parcours, mais cette action nécessite un temps d’exécution significatif. Cette analyse permet d'obtenir l'ordre de passage des communes, mais également les rues traversées de ces dernières. 

🟣5 : Le bouton "Fonctionnalités avancées" permet de télécharger un tableau en différents formats ou même de l'imprimer. Les "Fonctionnalités avancées" offrent des outils de filtre et de recherche dans le tableau grâce aux champs qui apparaissent en seconde ligne (en dessous des titres de colonne). 

◾Informations liées au dossier (différentes de son aspect purement géographique) : 

🔴 Version 7 : Onglet "Détail du dossier" 

🙁 Inconvénients : il y avait trop d'informations dans cet onglet, dont la partie "Géographie" qui n'était pas simple d'utilisation (voire encombrante pour les "grandes" manifestations).

🟢 Version 8 : Onglet "Formulaire" 

💡 L'onglet a changé de nom et son contenu a évolué. En effet, il se concentre sur les informations qui étaient (autrefois) dans les formulaires CERFA. Les informations sont rassemblées par blocs. À l'ouverture de l'onglet, tous les blocs d'informations sont pliés et seuls les titres sont visibles :

NB : Il est possible d'afficher en une fois tous les blocs (pour un visuel similaire à la 🔴 Version 7) en cliquant sur le bouton en haut à droite "Tout déplier". Il vous est aussi possible de déplier plusieurs blocs en même temps, indépendamment les uns des autres. 

◾Pièces jointes du dossier :

🔴 Version 7 : Onglet "Pièces jointes"

🟢 Version 8 : Onglet "Pièces jointes" 

💡 Aucun changement.

◾Informations liées aux zones Réserves Naturelles Nationales : 

🔴 Version 7 : Onglet "RNR"

🟢 Version 8 : Onglet "Réserves Naturelles Nationales" 

💡 Pas de changement visuel au sein de cet onglet, seul son nom change pour être plus explicite.

◾Informations liées aux zones Natura 2000 : 

🔴 Version 7 : Onglet "Natura 2000"

🟢 Version 8 : Onglet "Natura 2000" 

 💡 Aucun changement.

3° Menu des actions

🔴 Version 7 : Représenté par un bouton "Actions", présent sur la partie droite de votre écran (pouvant parfois être bleu lorsque aucune actions n'étaient requises) :

🙁 Inconvénients : Son emplacement n'était pas intuitif et il ne respectait pas le Système de Design de l'État.

🟢 Version 8 : Remplacé par un bouton "Menu des actions" à gauche de votre écran. Il est toujours le 1ᵉʳ élément du Menu latéral :

💡 Son contenu a été réorganisé. Ceci est détaillé ci-dessous dans le paragraphe "Gestion des actions à réaliser" du guide.

4° Complétude des dossiers

🔴 Version 7 : L'emplacement des éléments manquants à votre dossier n'étaient visibles uniquement à l'ouverture du menu des actions, ce qui prenait de la place et n'était pas toujours compréhensible :

🟢 Version 8 : Lorsque votre dossier est incomplet, un bandeau en haut de votre écran vous signale que des éléments sont manquants :  

💡 Vous n'avez plus besoin de chercher les informations manquantes car les onglets à compléter sont signalées par un (ou tout autre chiffre ;-) ), directement dans votre menu latéral, sur le même principe que le nombre de messages de la messagerie :

5° Avancement de l'instruction

🔴 Version 7 :  L'état d'avancement du dossier était visible dès la création du dossier jusqu'à la fin de l'instruction. Il était matérialisé d'une manière pas toujours claire aux yeux des utilisateurs (notamment au regard de la multitude de manières de traiter les dossiers) :

🙁 Inconvénients : Cet affichage qui était présent pendant la construction du dossier par l'organisateur (dossier brouillon), n'a plus d'intérêt car la mise en place de numéros indiquant les éléments manquants permettent naturellement de savoir ce qu'il reste à faire.

🟢 Version 8 : L'état d'avancement du dossier n'est plus visible, seul l'état de l'avancement de l'instruction l'est, dès lors que le dossier a été envoyé à un service instructeur. L'avancement sous forme de % permet de gagner lisibilité.

6° Gestion des actions à réaliser 

🔴 Version 7 :  Les actions à réaliser étaient visibles uniquement à l'ouverture du menu des actions et les actions requises se trouvaient à gauche du menu en gras :

🙁 Inconvénients : Certains organisateurs indiquaient ne pas avoir les demandes de la plateforme ou bien n'avaient pas vu qu'ils n'avaient pas envoyé leurs dossiers au service instructeur.

🟢 Version 8 : Lorsque qu'une (ou plusieurs) action(s) reste(nt) à réaliser sur votre dossier, un seul et unique bandeau en haut du dossier vous signale "Action à effectuer" :

💡 Au sein du menu des actions, les actions sont désormais catégorisées par type ("actions de dossier", "actions d'interactions") et les actions requises sont signalées par l'icône :

Si d'autres questions subsistent, vous pouvez vous référer aux pages d'aide de la plateforme.