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Évolution du 8 juin 2023 : transformation de la messagerie

Jusqu'à cette date, la messagerie était individuelle. Attendue depuis plusieurs mois, la messagerie a évoluée pour être organisée par service :

  • les messages sont envoyés au(x) service(s),
  • tous les utilisateurs du service collaborent au sein de la même messagerie,
  • les notifications sont gérées pour l'ensemble du service...

Détail ci-dessous !

 Présentation de la messagerie

La messagerie de la plateforme n'est pas une boite email classique, elle propose beaucoup plus de possibilités en lien direct avec les fonctionnalités de la plateforme.
C'est pour cette raison que nous parlons de flux d'information et que vous ne recevrez pas de copie par email des messages de la plateforme.

Messagerie partagée (dite "de service")

  • Tous les messages d'une organisation sont partagés / communs avec tous les utilisateurs rattachés à cette organisation (service, structure, peu importe le vocabulaire) :
    ➡ Cela facilite grandement le travail d'équipe. Exemple : lorsqu'un utilisateur lit un message, il n'apparait plus en gras chez les collègues.
  • La plateforme génère automatiquement tous les messages indispensables vers le/les services concernés selon les actions faites sur les dossiers par les utilisateurs.
    ➡ Plus besoin de doubler ses actions avec des emails.
  • Chaque utilisateur peut demander à recevoir un email de synthèse journalier qui contient le nombre de messages en attente de lecture dans la plateforme.
    ➡ Pas de besoin de se connecter tous les jours pour vérifier la réception de message.
  • De manière générale, la messagerie ne se préoccupe pas des adresses email des utilisateurs et des organisations pour le traitement des messages.
  • Quant au réflexe des échanges par emails, il est préférable de communiquer via la messagerie interne (avec les messages de type "Conversation") car elle offre plus de souplesse et de clarté quant au suivi des dossiers.

Messagerie générale & messagerie des dossiers

La messagerie rassemble tout le flux d'information de la plateforme et elle est accessible de 2 manières :

  • La messagerie générale : accessible depuis le menu principal en haut de l'écran. Capture d'écran du bouton Messagerie générale de la plateforme
    > accès direct à tous les messages,
    > des compteurs affichent le nombre de messages non lus par type de message.
  • La messagerie d'un dossier : accessible depuis l'onglet "Messagerie" au sein d'un dossier. Capture d'écran du bouton Messagerie d'un dossier de la plateforme
    > affiche seulement les messages qui concernent seulement le dossier en question.

 Les types de messages

Le flux d'information de la messagerie se compose de plusieurs types de messages :

Types de messageDestinataires

 Conversation
C'est un message envoyé d'une personne (expéditeur) à une ou plusieurs autres (destinataires), un peu comme un email. Un message est lié à une manifestation et peut concerner un type de document associé (dossier, document complémentaire, avis, préavis, arrêté, récépissé).

  • Les messages de conversation ne peuvent être envoyés que depuis le dossier d'une manifestation.
  • Le choix des destinataires est variable selon votre rôle sur la plateforme et les personnes en lien avec le dossier concerné.
     

Destinataires : une (ou plusieurs) organisation(s), avec possibilité de préciser un (ou plusieurs) utilisateur(s)
NB : La liste des destinataires est adaptée selon la nature de l'expéditeur.

Lisible par tous les utilisateurs de l'organisation destinataire et l'utilisateur expéditeur (prochainement par tous les utilisateurs de l'organisation expéditrice).
Les messages apparaissent en gras : leur lecture est requise.

 Demande d'action
C'est un message envoyé par la plateforme qui vous indique que vous avez une action à effectuer sur un dossier. Votre intervention est donc requise. Ces messages d'action sont forcement relié à une manifestation. L'expéditeur affiché étant la personne à l'origine de cette demande d'action, par exemple un instructeur qui demande un avis à un agent.
 

Destinataires : l'organisation concernée par l'action

Lisible par tous les utilisateurs de l'organisation destinataire et l'utilisateur ayant déclenché la demande (prochainement par tous les utilisateurs de l'organisation demandeuse).
Les messages apparaissent en gras : leur lecture est requise.

 Information de suivi
C'est un message envoyé par la plateforme qui vous indique qu'un événement est survenu sur un dossier. Cependant aucune action n’est requise de votre part. Comme une 'Demande d'action', une 'Information de suivi' est forcement liée à une manifestation. L'expéditeur affiché est la personne responsable de l'événement ayant déclenché l'information.
 

Destinataires : l'organisation concernée par le suivi

Lisible par tous les utilisateurs de l'organisation destinataire et l'utilisateur ayant déclenché le suivi (prochainement par tous les utilisateurs de l'organisation).
Par défaut, les messages apparaissent en gras : leur lecture est requise. L'administrateur de chaque organisation peut désactiver ce comportement.

 Actualité de la plateforme
Il s'agit simplement d'un message vous apportant une information d'ordre général en lien avec la plateforme (évolution fonctionnelle par exemple). Il n'est pas lié à une manifestation et est uniquement disponible dans la messagerie générale.
 

Destinataires : toutes les organisations d'un (ou plusieurs) département(s)

Lisible par tous les utilisateurs des organisations destinataires.
Les messages apparaissent en gras : leur lecture est requise.

 Traçabilité
Il s'agit de conserver des traces d'utilisation de la plateforme qui ne font pas l'objet d'envoi d'un autre type de message, mais dont il est important de conserver un historique, notamment pour des questions de sécurité (connexion/déconnexion des utilisateurs, export de dossier...)
 

Destinataires : une organisation, avec éventuellement la précision de l'utilisateur concerné par la traçabilité

Lisible par tous les utilisateurs de l'organisation concernée et les administrateurs d'instance ayant accès aux dossiers sur lesquels portent les traçabilités.
Les messages n'apparaissent pas en gras : leur lecture n’est pas requise.

 Forum
Il s'agit de vous alerter lorsqu'un sujet de forum vous concernant évolue. Par exemple : nous réponse est apportée à l'un de vos sujets ou un des sujets que vous suivez…

Destinataires : l'organisation concernée

Par défaut, les messages apparaissent en gras : leur lecture est requise. L'administrateur de chaque organisation peut désactiver ce comportement.

 Les filtres

La liste des messages affichée peut être affinée en cliquant sur le bouton "Filtre" du menu de la messagerie. Vous pouvez filtrer :

  • par type des messages,
  • par nature du document concerné par les messages,
  • les messages envoyés et/ou reçus.

Il est également possible de n'afficher que les messages non lus grâce au bouton "Non Lu" du menu de la messagerie.

Tous les filtres peuvent être librement combinés selon vos préférences. Lorsqu'une combinaison vous convient, sauvegardez-la en lui donnant un nom afin de pouvoir la réutiliser par la suite. Elles seront toutes accessibles en un 1 clic depuis la seconde ligne du menu de la messagerie.

 Comment être notifié lors de la réception de nouveaux messages ?

Il y a 3 moyens d'être informé lorsque votre organisation reçoit un nouveau message au sein de la plateforme :

Canal de notificationConfiguration
  • message en gras dans la messagerie de la plateforme :
    • dans le flux de la messagerie, les nouveaux messages apparaissent en gras. Le 'gras' disparait dès que le message est ouvert.
    • en permanence en haut de l'écran, des petites icônes affichent le nombre de messages en gras (non lus) selon leur type. 1 clic sur une des icônes permet d'accéder directement à la liste des messages concernés.

Ce paramètre est configurable uniquement par l'administrateur de votre organisation pour les messages de type  et .

Il s'applique à tous les utilisateurs de l'organisation et s'effectue depuis le profil utilisateur / cadre " Organisation"

  • par notification sur votre bureau (notification push)
Chaque utilisateur peut paramétrer ces notifications depuis son profil utilisateur et le paramétrage des options de notifications.
  • par email de notification : un email récapitulatif peut être envoyé une fois par jour pour vous informer que des nouveaux messages sont consultables sur la plateforme.
    ➡ Le mail est envoyé à l'adresse email indiquée dans les coordonnées de la structure par défaut. 
    ➡ Cependant vous pouvez modifier ce réglage pour envoyer l'email vers chaque utilisateur rattaché à la structure (adresse individuelle) : voir ci-contre.

    Ce récapitulatif indique le nombre de messages en lecture obligatoire (lu requis) reçus dans la journée précédente et qui n'ont pas été lus.

Cliquez sur votre nom d'utilisateur en haut à droite, puis dans le bloc " Structures" et dans " Paramètres de la messagerie" (en bas de l'écran), utilisez le crayon en bout de ligne pour modifier cette option :

Capture d'écran de la partie paramètre de la messagerie de la plateforme 

NB : Ce paramètre ne peut être changé que si vous êtes administrateur de l'organisation (icône : Image de l'icône administrateur de structure à côté de votre nom d'utilisateur) 

 Conseils et astuces d'usage

Capture d'écran du bouton de messagerie générale de la plateforme

Le bouton Capture d'écran du bouton de messagerie générale de la plateforme permet de consulter tous les messages sans aucun filtre. Ils peuvent être nombreux et nécessiter de cliquer plusieurs fois sur Capture d'écran du bouton charger plus de message de la plateforme.

Les compteurs Capture d'écran des compteurs de la messagerie de la plateforme permettent de consulter les messages avec 2 filtres activés :

  • uniquement le Type de message correspond au compteur cliqué
  • et uniquement les messages "non lus"

Ces compteurs permettent de suivre et d'accéder beaucoup plus rapidement aux messages selon leur importance.

Quels sont les messages visibles

Les destinataires des messages sont précisés dans la colonne de droite du tableau "Types de message" précédent.

La messagerie étant organisée par service, les messages visibles par chaque utilisateur dépendent directement du service auquel est rattaché le compte de l'utilisateur.

Marquer en "lu" tous les messages en 1 clic

Il est possible de déclarer rapidement tous les messages d'un type comme "lu". Pour cela :

  1. Après avoir cliqué sur Capture d'écran du bouton de messagerie générale de la plateforme cliquez sur le menu ""
  2. choisissez le type de messages à marquer comme lu
  3. cliquez sur le bouton ""

Capture d'écran expliquant l'ordre des étapes afin de marquer en lu tous les messages d'un filtre

 

 

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