Depuis le 14 novembre 2024 (mise à jour v7.030), les organisateurs de manifestations sportives peuvent demander des avis aux mairies (hors Paris) et à la fédération délégataire avant l’envoi du dossier au service instructeur.

Contenu de cette page :

• Fonctionnement général

• Avis envoyés aux mairies

• Avis envoyé à la fédération délégataire

• Quels sont les impacts pour les Services consultés ?

Fonctionnement général

Les avis peuvent être demandés en cliquant sur une des actions disponibles correspondantes :
 

Une fois des avis demandés, vous retrouverez les avis dans le nouvel onglet (Pré instruction) :

L’objet de la demande peut être précisé et une relance peut être effectuée si aucune réponse n’est fournie par le service consulté.

À noter que si aucune personne n’est inscrite dans le service, vous aurez une alerte :

Avis envoyés aux mairies

Les avis seront envoyés à toutes les mairies concernées. Si vous ajoutez de nouvelles communes à votre dossier, vous devez faire votre demande en cliquant à nouveau sur "Demander l'avis à toutes les mairies concernées" 

NB : Les demandes d’avis ne sont pas obligatoires pour le dépôt, mais vivement recommandées afin de fluidifier l'instruction de votre dossier. Et peuvent être demandées avant le dépôt du dossier ( action "envoi de la demande" en ligne) sans contrainte de délai.

Avis envoyé à la fédération délégataire

Avant de pouvoir envoyer officiellement sa demande auprès des services préfectoraux ou de la mairie selon le cas de figure l'organisateur peut se trouver face aux différents cas suivants.
 

Cas n°1

L'organisateur est affilié à la fédération délégataire de la discipline de la manifestation 
et
sa manifestation est inscrite au calendrier officiel des compétitions de la fédération :

• L'organisateur doit alors fournir au sein de l'onglet des pièces jointes la preuve de l'inscription au calendrier fédéral officiel
• L'organisateur peut demander l'avis auprès des mairies concernées ^*1

Cas n°2

L'organisateur n'est pas affilié auprès de la fédération délégataire de la manifestation 
et/ou
sa manifestation n'est pas inscrite au calendrier officiel de la fédération (la manifestation peut-être inscrite sur un calendrier de promotion des évènements sportifs locaux, départemental ou régional → il ne s'agit pas du calendrier officiel de la fédération délégataire) :

• Si délai supérieur à 30 jours : L'organisateur doit alors demander l'avis auprès de la fédération délégataire via le bouton des actions disponibles si le délai est supérieur à 30 jours entre cette demande et la date limite réglementaire du dépôt du dossier (2 ou 3 mois selon le type de dossier) 
• Si délai inférieur à 30 jours : Si le délai avant la date limite de dépôt réglementaire du dossier est inférieur à 30 jours alors l'organisateur ne pourra plus demander l'avis auprès de la fédération via la plateforme mais devra fournir la preuve de dépôt de cette demande (mail, copie courrier,...) au sein de l'onglet pièces jointes
• L'organisateur peut demander l'avis auprès des mairies concernées ^*1

Cas n°3

L'organisateur est affilié à une fédération agréée du ministère des sports (exemple : FSGT, FSCF, Sport pour tous, UFOLEP...) mais non délégataire 
et cette fédération a signé une convention annuelle au niveau national avec la fédération délégataire de la discipline concernée :

• L'organisateur doit alors fournir au sein de l'onglet des pièces jointes la copie de cette convention signée au niveau national entre les deux fédérations
• L'organisateur peut demander l'avis auprès des mairies concernées ^*1

 
^*1 : Si la demande d'avis auprès des mairies n'est pas effectuée avant le dépôt du dossier, le service instructeur pourra toujours demander cet avis auprès des mairies concernées une fois le dossier déposé.

À noter que contrairement aux   "simples" dossiers de déclaration sans compétition (randonnées), le dépôt de dossier est conditionné à la présence de demande d’avis à la fédération délégataire de la discipline de la manifestation ou au dépôt de la pièce jointe « Preuve de dépôt de la demande d'avis de la fédération délégataire ».

Quels sont les impacts pour les Services consultés ?

Les fonctionnalités des avis en pré-instructions de la part des organisateurs sont exactement les mêmes que les avis en instructions de la part des services instructeurs (Préfecture par exemple).

Cependant une fonctionnalité supplémentaire d’historisation du dossier a été créée pour apprécier pleinement les modifications du dossier apportées par l’organisateur pendant la période entre sa demande d'avis avant le dépôt du dossier en instruction et le dépôt effectif.

Quels sont les impacts pour les Services instructeurs ?

Les avis demandés en pré-instruction seront disponibles pour les instructeurs du dossier après le dépôt de ce dernier dans la limite des portées géographiques des services consultés concernés. Par exemple seules les mairies du département de l'instructeur seront visibles. Idem pour les fédérations de son département ou de sa région, ou la fédération nationale le cas échéant.