La manifestation est située allée de Sauty au plan d’eau sur la commune de Cognac la Forêt, Un parking « visiteurs » ainsi qu'un parking « vans » à destination des chevaux et cavaliers seront installés dans un pré communal et sur la route communale allée Sauty de Chalon, interdite à la circulation ce jour-là par arrêté municipal.
Des bénévoles seront chargés d'orienter les véhicules lors de leur arrivée, le matin.
Cette manifestation est inscrite au calendrier fédéral.
Nous attendons environ 80 à 100 cavaliers ainsi que le même nombre d’assistants.
Des ouvreurs en moto ou quad parcourent les boucles le matin avant le passage des chevaux, pour vérifier la libre circulation sur les parcours et le balisage qui aura été effectué les jours précédents.

Le premier départ aura lieu à 8h, il s’agit des concurrents des épreuves amateur 1, qui s’élanceront en même temps (une dizaine de chevaux). Ils parcourront 84 km, en 3 boucles (32-32-20) avec 1 pose obligatoire entre chaque boucle.

Les départs des autres épreuves s’échelonneront dans la matinée, en petits groupes de 2 à 4 cavaliers en laissant 3 minutes minimum entre chaque groupe (des bénévoles notent les heures de départ et assurent le respect du temps d'attente).
Les derniers départs devraient avoir lieu avant 11h.

Selon leur épreuve les cavaliers parcourent donc la boucle de 10, de 20 ou de 32 km.
Les concurrents des épreuves 40 et 64 km parcourent une seconde fois leur boucle (respectivement 20 et 32 km)

Pour les cavaliers qui parcourent 40 et 64km, une heure de pose réglementaire est obligatoire entre les 2 boucles afin de permettre la récupération des chevaux.
Les arrivées ont lieu au plan d’eau de Cognac la Forêt et devraient s'étaler de 9h30 à 16h30 au plus tard.
Tous les chevaux subissent un contrôle vétérinaire avant et après chaque boucle.
Un réexamen vétérinaire est obligatoire 15 minutes avant le départ de la dernière boucle pour les chevaux effectuant une 3ème boucle.