Description :

Dimanche 1 juin 2025 à Palinges
___________________________________________________________________
Organisation Cyclo Palingeois / GROUPAMA
Marche solidaire Groupama

Compte-rendu réunion du 18 décembre 2024

20 personnes présentes ( membres du cyclo, de groupama et l'association Gen et Zic )

Robert PERCHE, Marie Thérèse BERNIGAUD, Emmanuel BUISSON, Jean Pierre DAZY,
Dominique GONACHON ……….
Le responsable de Gen et Zic, nous explique le fonctionnement, les projets, et le but de cette association

Les membres du cyclo Palingeois, présentent leurs besoins et l’organisation de cette marche que nous pouvons mettre en place et intituler ( Marche contre la Glycogénose ?? )

A savoir :
- 3 circuits ( de 7,12,18 km ) liens openRunner à communiquer à Groupama ( dgonachon@groupama.fr )
- Une information de la manifestation pourrait être mise en place dans les écoles ?? Cyclo

Le choix de nos circuits s’oriente vers le passage au plan d’eau de Palinges et au Château de Digoine et en direction de St Bonnet.
Nous sollicitons les propriétaires le long des parcours et pour l’installation des stands de ravitaillement (3 lieu : Plan deau - Touillon Digoine – Préau St Bonnet ).

Documents réglementaires et autorisations préalables

- Location de la salle de l’Espace avec tables, chaises et vaisselles. a été effectuée par Emmanuel BUISSON
- Location aussi de la tente au comité, Plus tables et bancs ?? par Emmanuel BUISSON à régler par le Cyclo Plus barnum ?? à confirmer
- Déclaration à l’assurance et en Préfecture sera fournie par Groupama
- Plan de sécurité Mairie de Palinges est à effectuer par Jean Pierre DAZY Emmanuel BUISSON
Le 3 janvier 14h
- Autorisation de passage sur propriété privée et de l’installation de stands de ravitaillement. Cyclo
- Déclaration à la Sous-Préfecture de la marche avec plans des circuits, l’organisation sécuritaire et assurance couverture. Jean Pierre DAZY Emmanuel BUISSON
- Déclaration des buvettes St Bonnet et Palinges seront demandées par le Cyclo
La Préfecture prévient les communes concernées, la gendarmerie et le Conseil Général 71.

Tous ces travaux ont été réalisés par Groupama et le Cyclo Palingeois (Jean Pierre DAZY , Robert PERCHE et Marie Thérèse BERNIGAUD).

Communication et publicité de la randonnée vers le 15 avril

- Affiche fait par nos soins. par Groupama
- Annonce sur affiche (300 sur A3) – (5000 sur A5) seront définis et imprimés par Groupama
- Annonce par journaux : par Groupama
- Annonce par radio par Groupama
- Annonce par numérique – Flyers aux Fédérations, aux associations concernées, nos partenaires, sponsors et collectivités. Cyclo et par Groupama
- Flyers pour invitation Elus et Adhérents. par Groupama
- Flyers pour les écoles de PALINGES, GENELARD, SAINT AUBIN, MARTIGNY, OUDRY, SAINT VINCENT et CIRY : Voir autres communes Géré par Groupama distribution ??
-
Au 1 mai : 4 personnes :

Installation de l’effigie du club sur la place du village :
Le Cyclo propose de mettre en place son effigie plus banderole Groupama le Cyclo

Mise en place le Cyclo 1 mois avant de 6 panneaux annonceurs sur voirie. (fourniture à déterminer) Groupama

2 panneaux : D985 (Charolles, Genelard) 1 panneau au carrefour du Champs Brézat (vu par les gens venant de Charolles) et 1 panneau au carrefour de la D128 (vu par les gens de Genelard).
- 1 panneau sur D128 à l’entrée du stade de Palinges (vu par les gens venant de St Aubin).
- 2 panneaux sur D974 (canal), 1 panneau au pont de Corbary et 1 panneau au pont du Montet.
- 1 panneau sur D92 aux terres rouges (vu par les gens venant de Gueugnon).
Inventaire du matériel de signalisation au local :

Au 10 mai : Distribution des affiches. Dans chaque village (Presse et Boulangerie) et sponsors par les adhérents. Et les organisateurs

Affiches d’Informations et d’Indications pour le jour : Fourniture Cyclo
- Parking ( Places Habituelles,) Champ de foire, Cyclo Tennis, Cabinet Médical, HLM
- Entrée des marcheurs et vététistes
- Affichage des circuits ( Groupama )
- Nomination des circuits
- Tarif des circuits 6€ ( Groupama )
- Feuille de route (consignes de sécurité) de la marche sera fourni par le Cyclo ( tél à vérifier )

- Pointage du retour
- Consignes Protection sanitaire (gestes ….)
- Tarif buvette, ?? repas 20€ ( Groupama )
- Ticket repas ( Groupama )
- Emplacement ravitaillement

Approvisionnement en matériels : Fourniture Cyclo

- Matériels de balisage
- Matériels de traçage
- Gobelets ( Groupama )
- Caisse de monnaie
- Stylos ( Groupama )

Vendredi 30 mai

Fléchage et marquage des circuits : 9 personnes soit 3 équipes de 3 personnes dont 3 responsables. Rendez-vous à 13 h 30 au local.
Les responsables de chaque circuit devront être présents à 13 h 30 au local pour un briefing afin de définir les circuits par équipe ainsi que les consignes de fléchage et le plan des circuits.
Chaque équipe devra se munir de bombes de peinture de couleurs différentes pour chaque circuit, prévoir pour couper branchage et autres et utiliser les panneaux de direction.

Le balisage et son matériel sera pris en charge par le Cyclo

7 kms parcours avec stand au Plan d’eau de Palinges (voir plan) :
Circuit en peinture bleu sur route et panneau indicateur sur chemin – Fléchage du départ à l’arrivée.
Equipe 1 : Resp. :

12 kms parcours avec stand à Digoine chez TOUILLON (voir plan) :
Circuit en peinture jaune sur route et panneau indicateur sur chemin.
Marquage des parties communes aux circuits 18 km (rouge)
Besoins : 2 bombes peinture jaune – 1 bombe peinture rouge – panneaux indicateurs jaune/rouge et panneaux indicateurs jaune
Equipe 2 : Resp. :

18 kms parcours avec stand à Digoine et à la salle des fêtes de St Bonnet (voir plan) :
Circuit en peinture rouge sur route et panneau indicateur sur chemin de Digoine au Bruyère.
Besoins : 1 bombe peinture rouge + panneaux indicateurs rouge.
Equipe 3 : Resp. :

Les panneaux sécurité (attention marcheurs et vététistes) sur route départementales et communales signalant notre randonnée seront mis en place par l'équipe Sécurité (patrouilleurs et signaleurs) le dimanche matin.

Le fléchage sera enlevé le dimanche soir ou le lundi matin : Equipe : 2 à 3 personnes
Réunion de synthèse après traçage à 16 h 30 à la salle de l’Espace (les circuits et la météo).

Samedi 31 mai

Alimentation des ravitaillements et du repas

- Récupération de la marchandise chez Leclerc Paray par Le Cyclo règlement par Groupama Paray
- Récupération des boissons par Le Cyclo règlement par Groupama Paray
- Récupération du matériel pour repas (Barnum, Tente, table, banc, friteuse ??, ) du comité des fêtes, géré par CYCLO
- Vaisselle salle à Palinges ou extérieur ??? Groupama

Préparation de la salle de l'ESPACE Cyclo et par Groupama

Rendez-vous à 14 h à la salle de l'Espace

- Installation de la salle : 8 personnes

- Installation et gestion de la buvette : 2 personnes

- Préparation en cuisine : personnes

- Installation panneaux publicitaires : 2 personnes ?

- Préparation des ravitaillements pour les stands : 4 personnes

- Installation parking voitures : 2 personnes

Planification des personnes sera gérée à la prochaine réunion mardi 6 mai 19h30

Gestion des finances : 2 à 3 personnes et personnes des inscriptions

Prévoir suffisamment de caisses (5) et de monnaie Groupama pour : les inscriptions, buvette, vente de gobelets et repas. Suivre les mouvements d'argent. Groupama ?? Patrick DAZY

Dimanche 1 juin

Sécurité (patrouilleurs et signaleurs) :

Installation des panneaux : 2 personnes à mettre en place le dimanche matin à 7 h au local :

Signaleurs rendez -vous à la salle de l'Espace à 8 h : 3 à 4 personnes

Suivre le mouvement des marcheurs : Diriger les voitures vers les parkings – Accueil des marcheurs et vététistes vers la salle de l’Espace – Surveiller les passages à risques (entre voiture et piétons) – Surveiller le comportement des marcheurs dans les allées du Château de Digoine. Cyclo et par Groupama

Installateurs panneaux publicitaires et barnums de 7 h à 8 h :

Buvette de la salle :

Café, eau et jus de fruit offert au départ dans le hall d'entrée suivi : 2 personnes

Vente, gobelets et repas : 2 personnes Groupama

Permanence buvette de 8h00 à 12h00 : 2 personnes Groupama

12h00 à la fin : 2 personnes Groupama

Repas à la salle de l'Espace :

Repas de midi sera proposé aux adhérents du Cyclo participant à l'organisation de la randonnée sur la journée avec inscription préalable.

Menu :

Prix du repas : 20 € pour adulte et 6 € pour les enfants de - 10 ans.

Repas en cuisine de 9 h à 16 h : 6 à 8 personnes

Repas service de 10 h 30 à 15 h : 6 à 8 personnes :

Des tickets repas numérotés sont en vente actuellement, il faut les réserver auprès de. ???
Ils seront distribués sur les différents secteurs Groupama

Inscriptions et logistiques des marcheurs :

Prix des inscriptions :

- 18 kms de 8 h jusqu'à 13h à 6 €
- 12 kms de 8 h jusqu'à 14 h à 6 €
- 7 kms de 8 h jusqu'à 15 h à 6 €.

L’ensemble des circuits sont gratuits aux enfants de moins de 10 ans –

Tables de marques : 1 table 7 km – 1 table 12 km – 1 table 18 km –

L'ensemble des circuits sont gratuits aux enfants de moins de 10 ans.

• 7 h 45 à la fin de la journée : 1 responsable

• Tables de marque : 6 à 8 personnes

• Pré-inscription : 2 personnes

• A 10 h 30 : Réunion de synthèse sur la participation.
• Pointage au retour à la salle : 1 personne.

Handimarche :
Nous proposons de faire le circuit des 7 km en joëlette.
Pour cela nous avons besoin de 8 adhérents pour accompagner notre ami Jean Paul (sur la totalité du parcours ou par moitié).
Le départ est prévu pour 13 h à la salle de l’Espace.
Prévoir une voiture pour rapatrier joëlette ou fauteuil à la salle : Robert PERCHE

Les ravitaillements des stands :

Les ravitaillements seront distribués à la salle de l’Espace à 7 h 30 :

Chaque responsable de stand doit prendre son ravitaillement et son matériel avant 7 h 30 au local.

Pour le pointage des marcheurs et des vététistes sur les stands, les feuilles de pointage auront les mêmes couleurs que les fiches d'inscription.

Au départ les stands sont prévus pour accueillir 600 personnes en ravitaillement ensuite ils seront alimentés par des quantités correspondant à 50 personnes.

Approvisionnement des stands :

CIRCUIT des 7 Kms : Ravitaillement " Plan d’eau" :
Responsable :

De 8 H 00 à 12 H 15 : 3 à 4 personnes
De 12 H 15 à la fin : 3 à 4 personnes

CIRCUIT des 12 Kms : Ravitaillement " Digoine" :
Responsable :

De 8 H 00 à 12 H 15 : 4 à 5 personnes
De 12 H 15 à la fin : 4 à 5 personnes

CIRCUIT des 18 Kms : Ravitaillement " Salle St Bonnet" :
Responsable :

De 8 H 30 à 12 H 15 : 3 à 4 personnes
De 12 H 15 à la fin : 3 à 4 personnes

Fourniture des stands en ravitaillement :

Prévision sur 800 participants
Répartition prévue : 7 km : 200 marcheurs - 11 km : 400 marcheurs - 18 km : 200 marcheurs -

Ravitaillement en conséquence :
Stand du Plan d’eau : 200 personnes - Digoine : 600 personnes - St Bonnet : 200 personnes -.

800 personnes = 1000 passages au ravitaillement

Par prudence une commande sera faite chez Leclerc Paray pour 600 personnes 15 jours avant et suivant la météo une commande complémentaire sera effectuée le samedi 31 mai. Un ajustement sera réalisé le dimanche matin suivant les inscriptions.

Ravitaillement par personne : Pain - Pain d'épices ou quatre-quarts - Saucisson cru et cuit - Gruyère - Chocolat - Pomme - Semoule - beignet - Vin - Eau - Sirop - Café - Cacao - Thé

Commande pour 600 marcheurs : 26 gruyères - 12 saucissons crus - 15 saucissons cuits - 30 tablettes de chocolat - 5 sacs de 2 kg de pommes - 4 boîtes d'abricots secs - 30 pains - 15 pains d'épice ou quatre-quarts - 25 plats de semoule - 2400 beignets - 10 bouteilles de sirop (menthe, framboise) - 3 cubis de 5 litres de rouge ou rosé - 6 café soluble (200 gr) - Infusion (verveine) - Cacao - eau.

Prévision pour 50 marcheurs : 2 gruyères - 1 saucissons crus - 2 saucissons cuits - 3 tablettes de chocolat - 0.25 sacs de 2 kg de pommes - 3 pains - 1 pains d'épice ou quatre-quarts - 2 plats de semoule - 200 beignets - 1 bouteilles de sirop (menthe, framboise) - 0.25 cubis de 5 litres de rouge ou rosé - 1 café soluble (200 gr) - Infusion (verveine) - Cacao - eau.

Prévoir l'achat droguerie (éponge, liquide vaisselle, sac poubelle, gants jetables, essuie tout, papier wc, agitateurs café...) et réception des invités après la marche (gâteau apéritif...).

Préparation des ravitaillements pour les stands le samedi après-midi à la salle de l’Espace à 13 h 30 :

Dans le but de comptabiliser au mieux nos achats pour les futures randonnées, il est demandé à chaque responsable de stands de tenir une gestion du ravitaillement consommé sur la journée par les participants. Une feuille de suivi sera donneé à chaque responsable.

Fourniture Repas :

Organisation prise en charge et servi par les membres de Groupama

Quantité prévue ??
Friteuse ?? Table de cuisson, Plateau, vaisselle, couverts

Entrecote 250g 5.25€
Frite 2.80€/ kg par 6 = 0.46
Fromage Rizet 5.2€ / 4 = 1.3
Tartelette Pellenard 1.70€
Pain 1.40€ / 10 = 0.14
Vin ?? Tarif
Eau ?? Tarif

Publicité Annonce :
Installation des panneaux publicitaires à la salle le samedi :

Chaque correspondant des sponsors ci-dessous doit récupérer les banderoles

Divers :

La permanence du jour à la salle sera assurée par ??
Tel salle : 03.85.88.15.89.

Les personnes qui désirent changer de poste pour des raisons pratiques ou de déplacement, doivent en informer rapidement nos organisateurs.

* En cas d'empêchement, prévenez le plus rapidement possible nos responsables.

*Pour faciliter la tâche de l'organisation, il est possible de déjeuner à la salle entre 12 h et 14 h 30 avec réservation préalable. Merci de votre compréhension.

* N'hésitez pas à inviter vos familles, amis, à participer à notre marche, à distribuer les affiches.

* Vous êtes tous invités au vin d'honneur à 17 h à la salle polyvalente.

Le récapitulatif de l’organisation de notre marche contre la Glycogénose sera établi à la réunion de préparation du 6 mai à 19 h 30.

L'organisation et l'affectation des postes seront établies lors de cette réunion.

Les personnes qui désirent changer de poste pour des raisons pratiques ou de déplacement, doivent en informer rapidement nos organisateurs.

* En cas d'empêchement, prévenez le plus rapidement possible nos responsables.

*Pour faciliter la tâche de l'organisation, il est possible de déjeuner à la salle entre 12 h et 14 h 30 avec réservation préalable à Sylvette CIRON avant le 12 mars. Merci de votre compréhension.

* N'hésitez pas à inviter vos familles, amis, à participer à notre marche des beignets, à distribuer les affiches.

* Vous êtes tous invités au vin d'honneur à 17 h à la salle polyvalente.

Besoin de bénévoles sur le week-end :

1 mois avant :
- Installation panneaux publicitaires : 4 personnes

Vendredi 30 mai :
- Traçage des circuits de 13 h 30 à 16 h : 9 personnes

Samedi 31 mai :
- Préparation des ravitaillements au local de 14 h à 16 h : 4 personnes
- Préparation de la salle de l'Espace de 13 h 30 à 16 h 30 : 15 personnes
- Préparation repas de 13 h 30 à 16 h 30 : 10 personnes
- Préparation parking de 13 h 30 à 16 h 30 : 2 personnes
- Montage chapiteau ??

Dimanche 1 juin sur la journée :
- Sécurité + montage et parking : 4 personnes
- Buvette : 4 personnes
- repas : 8 à 10 personnes
- service : 8 à 10 personnes
- Finance : 3 personnes
- Inscription : 10 personnes
- Stands : 10 à 16 personnes

Téléphone des responsables :
il serait bon d’avoir une liste des portables noms et contacts voir mails