Objectif

Tout d’abord, il est bon de rappeler que ce projet portera sur une course caritative à but non lucratif, dont l’intégralité des bénéfices seront reversés à l’association Tout le monde contre le cancer (TLMC).
L’objectif de ce projet nous permet de regrouper deux enjeux majeurs :
- Générer des dons pour l’association Tout le monde contre le cancer, ainsi que d’en faire la promotion.
- Inciter les habitants du Pays de Nemours au sport via le running ou la marche, sans obligations de niveau préalable.
L’organisation de cette course pourra ainsi permettre à un maximum de personnes d’y participer.

Organisation de la course

La course sera organisée par Robin ROQUE, président de l’association VIVASPORT77.
L’organisation est fixée au samedi 5 juillet 2025 pour la réalisation de cette journée.
La course s’organisera de façon ludique, elle comprendra un circuit et un départ commun pour tous les participants.
La longueur du circuit que nous vous proposons est de 3.6 km.
Les participants pourront prendre le départ en courant ou en marchant, guidés par nos bénévoles.
Les participants auront pour objectif de finir au moins un tour, puis d’en faire un maximum.
Chaque participant peut valider au maximum 5 tickets pour la tombola.
Le premier ticket est validé lors de l’inscription, pour valider les 4 autres tickets pré-attribués (numéros +), le participant devra effectuer 4 tours.
Un numéro pré-attribué qui n’est pas validé ne permet pas le gain à la tombola.
Ainsi, les numéros de dossards seront attribués de 5 en 5, (numéros de dossards 001, 006, 011, 016, 021…).
Le dossard comportant ainsi le numéro de dossard (correspondant au premier numéro de la liste des 5 tickets pré-attribués, étant un multiple de 5), les 4 « numéros + » du participant, ainsi que de son nom et prénom (voir Annexe).
Au-delà de 4 tours, le participant n’accumule plus de tickets, mais il est libre de continuer à participer à la course.
S’il n’en effectue que 2, il validera les deux premiers « numéros + » en suivant l’ordre croissant. (Pour le dossard 001, les « numéros + » 002 et 003 seront validés, les numéros 004 et 005 ne seront pas validés).
Si un don est supérieur à 10€, il validera 1 ticket « numéro + » par dizaine, respectant la limite de 5 tickets par personne.
Exemple : un don de 20€ valide 2 tickets, le participant ne devra ainsi en valider que 3 au lieu de 4 pendant la course. De même pour un don de 25€ validant 2 tickets.
Les dons supérieurs ou égaux à 50€ permettent la validation des 5 tickets sans conditions de participation à la course.
A chaque tour, les participants devront indiquer leur numéro aux bénévoles, ou rendre leur dossard visible afin qu’il soit comptabilisé.
Cela permet à cette course d’offrir une possibilité de challenge pour les plus compétiteurs, et plus généralement, favoriser le dépassement de soi.
Un total de 8 couloirs (1 bénévole par couloir) sera délimité à ce point de passage, les participants devront passer dans un couloir libre et rendre visible leur numéro, ou indiquer leur numéro ou leur identité au bénévole placé sur ce couloir.
Cette première équipe de 8 bénévoles notera les numéros de dossards des participants.
Tous les 20 numéros, cette sera transmise à une seconde équipe, le bénévole prendra ainsi une nouvelle feuille.
Leurs fiches comportant les numéros de dossards seront transmises à une seconde équipe (composée de 3 bénévoles), qui validera les « numéros + » des participants pour chacun de leur tour.
Cette seconde équipe tiendra également un stand pour les dons et inscriptions à la tombola.
Jusqu’à 13h45, les participants pourront demander confirmation de la validation de leur « numéros + » en fonction de leur nombre de tours effectués auprès de nos bénévoles dans le cas d’un doute.
Les dons incluant une inscription à la tombola pourront avoir lieu jusqu’à 13h45, au-delà de cette limite, les dons n’incluront plus de participation à la tombola.
A chaque tour, nos participants pourront également profiter d’un point de ravitaillement où des gobelets d’eau seront mis à disposition.
Une table proposera des gobelets d’eau, que les bénévoles pourront tendre aux participants.
200m plus loin, un bénévole sera placé avec deux poubelles afin de collecter les déchets potentiels.
Les collations (boissons et nourritures) proposées à la buvette seront fournies par l’organisation et gérées par le Rugby Club Pays de Nemours, habitué à ce genre d’organisations.
Structurellement, l’organisation de la course nécessitera un point de rassemblement auquel nous pourrons greffer notre circuit.
Nous pourrons envisager un point de rassemblement à la base de loisirs ou sur le stade municipal Henri Aubourg et un circuit autour du canal, un point de ravitaillement prendra également forme devant le stade municipal Henri Aubourg.


Description du circuit (3.6 km)

Le départ aura lieu devant le stade municipal Henri Aubourg, où se trouvera le point de ravitaillement.
Les participants partiront en direction de Nemours en longeant le canal, ils tourneront à gauche au niveau de l’écluse n°11 de Chaintreauville (Saint-Pierre-lès-Nemours) de manière à faire demi-tour et rejoindre l’autre côté du canal.
Ils reviendront ainsi le long du canal jusqu’au pont de l’écluse n°10 de Bagneaux-sur-Loing (Bagneaux-sur-Loing) où ils tourneront à gauche pour revenir en direction du point de départ.
Ainsi, le parcours formera une boucle.

L’objectif de ce projet est d’offrir à tous l’opportunité de participer, chacun pourra finir sa course à son rythme et quand il voudra.
Les participants pourront partir en courant puis marcher, ou inversement.
Si un participant cesse son activité, il doit le faire uniquement au point de passage situé sur le parking du stade municipal Henri Aubourg afin que son tour soit comptabilisé. Dans le cas d’un arrêt durant un tour, le tour ne sera pas comptabilisé.
Si un participant ayant cessé son activité souhaite reprendre, il devra obligatoirement se manifester auprès de l’équipe située sur le parking du stade municipal Henri Aubourg, afin qu’elle prenne information de la reprise du participant.
Les reprises en cours de parcours, rendant ainsi le tour incomplet, seront sanctionnées par la non-comptabilisation du tour incomplet effectué.
Aux alentours de 12h00, les « vélos-balais » récupèreront les derniers participants et les accompagneront vers la fin du circuit. Les derniers départs auront lieu à ce moment, accompagnés des « vélos-balais ».
Ainsi, les départs de feront de 10h30 à 12h00, les participants pourront faire des pauses puis repartir plus tard, ils pourront compléter leurs tours en courant ou marchant, l’utilisation d’autres moyens (vélo, voiture, trottinette, scooter) est formellement interdite.
De 8h00 à 10h15, un stand sera à disposition des participants afin qu’ils puissent récupérer leur dossard si ce n’est pas fait, ou qu’ils l’ont oublié.

Exemple :
- 8h00 : Arrivée des participants, enregistrement des derniers dossards.
- 10h00 : Fin des enregistrements des dossards.
- 10h30 : Départ de la course.
- 12h00 : Derniers départs accompagnés des « vélos-balais ».
- 13h00 : Derniers arrivants.
- 13h45 : Fin des inscriptions pour la tombola.
- 14h00 : Tirage de la tombola.

Organisation des bénévoles

Pour l’organisation des bénévoles, ils seront divisés en plusieurs catégories :
- L’équipe pré-organisatrice de la course sera composée de Robin Roque, président de VIVASPORT77, ainsi que de l’équipe de la mairie de Bagneaux-sur-Loing.
- La buvette et le ravitaillement seront assurés par des bénévoles issus du Rugby Club Pays de Nemours (environ 20 bénévoles).
- L’équipe de gestion des passages des participants, des tickets tombola et de la tombola sera formée de bénévoles issues de l’association VIVASPORT77 (environ 11 bénévoles).
- L’équipe de bénévoles placée sur la course afin d’assurer une présence et la sécurité sera formée de bénévoles issus du Rugby Club Pays de Nemours, de VIVASPORT77 ou leur initiative à rejoindre notre équipe bénévolement (environ 20 bénévoles).
- L’équipe de runners et de vélo-balais sera sélectionnée entre les bénévoles, justifiant de compétences sportives afin d’assurer une présence constante et de la motivation aux participants. (environ 10 bénévoles)
- L’équipe de recherche de subventions et de lots pour la tombola sera composée de Robin Roque, Président de VIVASPORT77 et organisateur de la course.

Au total, l’organisation admet un besoin durant la course de 60 bénévoles.
Cependant, l’organisation est déjà certaine de pouvoir une vingtaine de bénévoles issues de l’association VIVASPORT77, d’une trentaine de bénévoles issus du Rugby Club Pays de Nemours, ainsi qu’une dizaine de bénévoles issus de son réseau de connaissances.
Ainsi, cet aspect est un point sur lequel l’organisation présente déjà une force reconnaissable.
D’un point de vue prévisionnel, l’organisation rendra public un questionnaire pour recruter davantage de bénévoles, pour pallier à l’absence imprévisible de certains.

Inscriptions et tombola

Pour financer cette course et générer un bénéfice essentiel aux dons, l’organisateur de la course aura recours à un paiement de participation à la course incluant une participation à une tombola où de nombreux lots seront à gagner.
Le montant de l’inscription sera de 10€ pour un ticket.
Les participants pourront payer leur participation en espèce ou par virement bancaire via Lydia. Ils pourront retrouver toutes les informations relatives à la course et le lien pour effectuer le paiement sur le site rqncoaching.com.
Ils devront indiquer leur nom lors du paiement via Lydia.
Pour les participants souhaitant un reçu pour leur participation, une demande devra être faite par mail, via whatsapp ou sur place avant le 07/09/2025.
A compter du 06/04/2025, les participants devront effectuer le Parcours Prévention Santé (PPS) disponible sur le site de la Fédération Française d’Athlétisme (FFA), un lien d’accès à ce parcours leur sera envoyé par mail.
Cette attestation est valable 3 mois, ainsi le début de la récupération des attestations PPS ne pourra pas débuter avant le 06/04/2025.
Un modèle de cette attestation est disponible en annexe.
Ils devront nous envoyer l’attestation obtenue par mail, ou via WhatsApp au +33 7 83 33 93 26.
Dans le cas où l’obtention du PPS ne leur serait pas possible, en raison de problèmes médicaux, un certificat médical au format PDF devra nous être transmis de la même façon.
Chaque mois, un rappel leur sera envoyé pour finaliser leur inscription via l’envoi de l’attestation PPS ou d’un certificat médical.
Les numéros d’inscription, liés à la tombola, seront transmis via une liste (PDF) par mail chaque mois à compter du 15/04/2025. Cette liste sera également disponible sur le site rqncoaching.com.
Leur dossard leur sera envoyé par mail (PDF, voir annexe) qu’ils pourront imprimer sur une demi-feuille A4. Ils pourront également le récupérer sur place avant la course, à la fête champêtre de Bagneaux-sur-Loing le 28/06/2025, ou au 16 bis rue de la Mairie (Poligny, 77167) à plusieurs dates communiquées ultérieurement.
Les participants devront attacher leur dossard à leur haut, ou bien le rendre visible au moment du passage de chaque tour.
Des épingles à nourrices pourront également être fournies sur place avant la course.
Pour les inscriptions de dernière minute sur place, l’organisation acceptera de même l’espèce et pourra transmettre le lien de la cagnotte pour les paiements via virement bancaire.
L’attestation PPS devra également être effectuée sur place. Dans le cas où un certificat médical serait nécessaire, le participant ne pourra pas prendre le départ, mais il pourra participer à la tombola.
Pour la tombola, l’organisation fera appel à différentes entreprises de la région du Pays de Nemours afin de récompenser nos participants.
Jusqu’à 13h45, les participants pourront demander confirmation de la validation de leur « numéros + » en fonction de leur nombre de tours effectués auprès de nos bénévoles dans le cas de doute.
Les dons incluant une inscription à la tombola pourront avoir lieu jusqu’à 13h45, au-delà de cette limite, les dons n’incluront plus de participation à la tombola.
Il est également possible de participer uniquement à la tombola, pour un montant de 10€ par ticket.
Le tirage de la tombola se fera par un tirage au hasard de tous les numéros associés.
Exemple : de 1 à 100, si il y a 100 participants.
Un même ticket ne peut pas être gagnant deux fois, dans le cas où il est tiré une seconde fois, l’organisation procèdera à un second tirage afin d’obtenir un autre numéro gagnant.
De même si un numéro n’est pas validé.
Le tirage au sort se fera en ligne.
Lorsqu’un numéro est tiré, il sera associé à un nom, le gagnant sera appelé et devra présenter son dossard.
Ainsi, les participants devront se munir de leur dossard pour récupérer leur gain.
L’inscription est accessible uniquement aux personnes nées en 2014 et dates antérieures.
Les participants mineurs au départ de la course devront également nous fournir une autorisation parentale (voir annexe).
Un stand se tiendra également pour les dons et inscriptions à la tombola, au niveau du point de passage sur le parking du stade municipal Henri Aubourg.
Pour les numéros de la tombola, les premiers numéros associés seront ceux des inscrits avant la course et correspond à une plage X.
Les tickets supplémentaires remportés par les tours correspondront à la plage X+4X.
Les dons (incluant une inscription à la tombola), correspondront à la plage supérieure à X+4X.
Exemple :
- 200 inscrits avant la course correspondants aux numéros 1 à 1001.
- Les numéros à partir de 1002 seront réservés aux donateurs ne participant pas à la course.

Les dons effectués moins de 15 minutes avant le tirage de la tombola n’incluront pas de participation à la tombola. Ainsi, à titre d’exemple, si la tombola est tirée à 14h00, les dons effectués après 13h45 n’incluront pas de participation à la tombola.
L’organisation informera son public 1h avant le blocage des tickets pour la tombola (toujours dans l’exemple précédent, à 12h45 pour 13h45).


Sécurité

Pour assurer la sécurité des participants, de nombreux bénévoles seront placés sur le parcours afin de s’assurer du bon déroulé de leur course.
Le parcours sera tracé par des rubalises et barrières.
Un total de 10 « runners » sera déployé pour la course à des allures différentes afin de guider et motiver les participants. Un total de 2 « vélo-balais » fermera la marche et/ou assurera une présence pour nos participants afin de la guider.
L’organisation a fait appel à la Protection Civile afin de parfaire la sécurité de l’évènement.

Parking et accès

Concernant le parking et l’accès au site, les voitures pourront se garer sur le parking de l’école primaire, le parking de la mairie, et toutes autres places disponibles à proximité. (Voir parking SERPE, JAMET)
Le parking du stade municipal Henri Aubourg ne sera pas accessible.
Concernant l’accès, les participants pourront accéder au point de rassemblement en empruntant le parcours avant la course.
Durant la course, les participants ne pourront pas rentrer sur le parcours s’ils n’ont pas pris le point de départ au point de rassemblement.
Ils devront ainsi se présenter systématiquement au point de rassemblement, en longeant le parcours ou en accédant via les rues de l’Ecluse et du Stade au pont afin de se diriger vers le point de rassemblement.
Seules les voitures venant ou allant au camping La Rivière Dorée pourront traverser le pont, en respectant le signe des bénévoles aux abords du pont pour veiller à la sécurité des participants.

Aides

Pour financer ce beau projet, l’équipe organisatrice fera un appel aux subventions à l’ensemble des communes du Pays de Nemours, mais aussi aux entreprises pour les lots de la tombola.
L’organisation exprime un besoin de 2 000€ pour la buvette et le ravitaillement, étant les seules dépenses relatives au déroulé de l’évènement.
L’association VIVASPORT77 sera gestionnaire du bon déroulé de la course.
Le Rugby Club Pays de Nemours sera un soutien indéfectible concernant la gestion de la buvette et le ravitaillement.
Aux entreprises seront proposés deux moyens de participer à l’évènement :
- Une subvention permettant l’achat de produits pour la buvette.
- La mise en place d’un lot pour la tombola.
Les entreprises participantes seront récompensées par une pub et des remerciements sur nos réseaux sociaux, mais aussi durant l’évènement via une annonce au micro.
Des fiches attestant leur don seront également fournies (voir annexe).
Ils pourront également obtenir un Cerfa sur demande.
Pour les participants souhaitant un reçu pour leur participation, une demande devra être faite par mail, via whatsapp ou sur place avant le 07/09/2025.