Organisation des services consultés Retour au sommaire
Sommaire :
- Organisation des services et de ses agents
- Circuit global d'instruction
- Notion de famille
- Schéma du circuit de rendu des avis
Organisation des services et de ses agents
La plateforme Déclaration Manifestations fonctionne selon le principe suivant :
- nous avons des Services et des Agents,
- chaque Agent est rattaché à un Service (éventuellement plusieurs dans des cas exceptionnels),
- chaque Agent susceptible d'utiliser la plateforme doit se créer un compte,
- les comptes sont nominatifs (respect de cybersécurité).
Remarques :
- Une adresse email indépendante est nécessaire pour chaque agent.
- Une adresse email de service (fonctionnelle ou institutionnelle) est recommandée pour recevoir les notifications quotidiennes par email.
Circuit global d'instruction
Il s'agit d'une notion essentielle pour le bon fonctionnement de la plateforme. Les circuits d'instruction proposés par la plateforme prennent en compte le cadre réglementaire et les pratiques opérationnelles constatées dans la plupart des départements.
Voici un schéma très simplifié pour illustrer le parcours d'un dossier au travers des différents services lors des demandes d'avis :
Notion de "famille"
Voir cette page d'aide : Qu'est-ce qu'une "famille" ?
Interface de gestion des organisations
Chaque utilisateur peut visualiser sa (ou ses) organisation(s) depuis son profil (en haut à droite du menu principal). Ainsi, chacun peut visualiser en toute transparence la configuration actuelle de la plateforme relative au fonctionnement de son (ses) service(s).
L'interface présente :
- les informations relatives au service,
- la liste des agents du service,
- les actions et les interactions autorisées pour le service dans la chaîne de traitement des dossiers.
Depuis son profil, si l'utilisateur est rattaché à un service habilité à administrer sa famille (et les administrateurs d’instance en Préfecture), alors l'agent peut accéder à l'interface de gestion complète permet d'effectuer des changements.
Avis & préavis
Dans un but de clarté :
= avis
Service instructeur AVIS Service consulté
Les avis sont demandés par le service instructeur (Préfecture) à destination d'un service consulté pour obtenir son regard sur un dossier,
= préavis
Service consulté PRÉAVIS Service(s) interne(s)
Les préavis sont demandés en interne au sein d'une famille par le service en charge de la demande d'avis du service instructeur pour obtenir le regard d'une ou plusieurs de ses sous entités,
Service interne PRÉAVIS Service(s) interne(s)
ou bien demandés par une sous entités à une ou plusieurs autres sous entités
Les préavis restent visibles qu'au sein de la famille. Le service instructeur n'y a pas accès. Ils servent à rédiger l'avis définitif qui sera rendu pour le compte de la famille au service instructeur.
Les interactions
Voici la liste des interactions disponibles entre deux services consultés au sein d'une même famille. Ces interactions définissent le rôle des uns vis-à-vis des autres dans le cadre du traitement des demandes d'avis émis par le service instructeur et des préavis émis entre les entités d'une même famille.
...A... peut interroger ...B...
Le service A peut demander un préavis au service B afin d'obtenir son regard sur un dossier.
Cette interaction implique une réponse du service B vers le service A.
C'est l’interaction la plus simple et la plus utilisée.
...A... peut mandater ...B...
Le service A ayant reçu une demande d'avis de la part du service instructeur, il peut décider, s'il le souhaite de déléguer le traitement de cette demande d'avis au service B.
Cette interaction n'implique par de retour du service B vers le service A. Il est important de veiller à ce que le service B puis rendre l'avis ou l'adresser à un autre service qui pourra poursuivre le traitement jusqu'au rendu de l'avis au service instructeur.
Pour confier le traitement de l’avis à un autre service. Ne fonctionne pas avec les préavis.
...A... peut adresser son avis ou son préavis à ...B...
Après avoir rédigé un avis ou un préavis, le service A l'adresse au service B afin de poursuivre le traitement (pour une validation par exemple).
Cette interaction n'implique par de retour du service B vers le service A. Il est important de veiller à ce que le service B puis rendre l'avis ou l'adresser à un autre service qui pourra poursuivre le traitement jusqu'au rendu de l'avis au service instructeur.
Pour permettre à un autre service de poursuivre/terminer le traitement d’un avis.
Des habilitations spécifiques peuvent également être définies. Elles sont détaillées dans la page : Configuration des services consultés
Schéma du circuit de consultation des services
Pour faciliter la personnalisation du circuit de consultation de chaque services pour lesquels cela serait nécessaire, nous vous mettons à disposition un document intitulé "Détail des circuits de consultation des services".
Ce document a pour but de :
- modéliser les souhaits émis par les services consultés,
- faciliter la compréhension des circuits de consultation,
- certifier ce qui peut être fait (et pas fait) au sein de la plateforme,
- valider l’adéquation entre les besoins des services consultés et les processus offerts par la plateforme.
Les pages 1 à 6 présentent de la documentation.
De la page 7 à 13, veuillez conserver celle qui se rapproche le mieux à votre propre organisation, puis adaptez-la selon vos besoins.
Enfin transmettez le document à la Préfecture afin d'obtenir une validation de la faisabilité.
Fichier LibreOffice éditable Fichier PDF